Vous joignez trois photos prises au smartphone, un plan, une vidéo de dix secondes, et votre messagerie refuse d’envoyer. Ce n’est pas votre ordinateur qui bloque, c’est la règle du jeu : Gmail plafonne à 25 Mo, Outlook à 20 Mo, et un seul fichier bien lourd suffit à dépasser. Bonne nouvelle : envoyer un fichier volumineux ne demande ni logiciel ni abonnement. Voici les quatre solutions que nous utilisons, et le point que la plupart des articles oublient.
1. Le plus simple : votre messagerie le fait déjà
Si vous utilisez Gmail, la pièce jointe trop lourde est automatiquement remplacée par un lien Google Drive. Avec Outlook, c’est OneDrive qui prend le relais. Vous n’avez rien à installer, le destinataire clique sur le lien et télécharge.
L’inconvénient : le fichier reste dans votre espace de stockage tant que vous ne le supprimez pas, et le lien reste actif. Pour un document interne, c’est parfait. Pour un fichier envoyé à un client une fois, une solution à durée limitée est plus propre.
2. SwissTransfer : le plus généreux, hébergé en Suisse
SwissTransfer, édité par Infomaniak, accepte jusqu’à 50 Go par envoi, sans créer de compte. Vous choisissez la durée de validité du lien (jusqu’à 30 jours), vous pouvez ajouter un mot de passe et limiter le nombre de téléchargements. Les fichiers sont stockés en Suisse, un pays reconnu par l’Union européenne comme offrant un niveau de protection des données équivalent au RGPD.
C’est notre choix par défaut pour les envois professionnels : gros volumes, durée maîtrisée, mot de passe, aucune publicité.
3. WeTransfer : le plus connu, mais à lire de près
WeTransfer reste la référence que tout le monde connaît. La version gratuite accepte 3 Go par envoi, le lien expire après 3 jours et le mot de passe demande de créer un compte. Deux points méritent attention : le volume est limité à quelques envois par mois, et les conditions d’utilisation de la version gratuite visent un usage individuel et non commercial. Pour envoyer un devis ou des visuels à un client, ce n’est pas l’outil le plus adapté.
4. Smash : sans limite de taille
Smash n’impose aucune limite de taille en version gratuite et ne demande pas d’inscription. Le lien reste actif 7 jours et le mot de passe est disponible. Au-delà de 2 Go, l’envoi passe simplement en file d’attente derrière les clients payants, donc un peu plus lentement.
Le réflexe que les articles oublient : que contient votre fichier ?
Un lien de téléchargement, c’est une porte ouverte pendant toute sa durée de validité. Quiconque possède le lien peut télécharger. Tant qu’il s’agit d’une photo de chantier ou d’un logo, aucun problème. Mais dès que le fichier contient des données personnelles (liste de clients, factures, contrat, photos d’identité), trois habitudes s’imposent :
- Un mot de passe, envoyé par un autre canal que le lien (un SMS, par exemple). Si le mail est intercepté ou transféré par erreur, le fichier reste inaccessible.
- La durée la plus courte possible. Si le client télécharge le jour même, un lien valable 30 jours ne sert qu’à prolonger le risque.
- Un hébergeur européen ou suisse. C’est votre responsabilité en tant qu’entreprise, pas celle de l’outil.
Ces trois gestes prennent trente secondes et vous mettent en règle avec le RGPD sans avoir à y penser.
En résumé
Pour un document interne, laissez votre messagerie créer le lien. Pour un envoi client, SwissTransfer avec mot de passe et durée courte couvre 95 % des cas. Et si le fichier dépasse 50 Go, Smash prend le relais.
Vous gérez régulièrement des envois de fichiers, des photos produits ou des documents clients et vous aimeriez que tout cela se fasse tout seul ? C’est exactement le genre de tâche répétitive que nous automatisons pour les PME du Brabant wallon. Écrivez-nous à info@talium.be.